Как сделать диаграмму Ганта в системе управления проектами Аспро.Cloud

Диаграмма Ганта — мощный помощник в планировании. Но на практике, особенно у новичков, с ней бывает непросто. В теории все ясно, а когда начинаешь строить — непонятно, с чего начать. Какие этапы важны, как ставить сроки, какой сервис выбрать. Вместо экономии времени получается лишняя головная боль.

Но сегодня есть много вариантов, как построить диаграмму Ганта просто и без лишних усилий. Расскажем, какой функционал для этого есть и как работать с одним из них.

В статье будет:

• какие инструменты подходят для создания диаграмм Ганта;
• преимущества работы с диаграммой Ганта в Аспро.Cloud;
• какие виды диаграмм доступны в системе;
• пошаговая инструкция, как строить диаграмму Ганта;
• частые трудности и способы их решения;
• советы по использованию диаграммы в Аспро.Cloud.

Где составить диаграмму Ганта

Диаграмму Ганта можно сделать разными способами — от простого листа бумаги до специальной программы. Выбор зависит от масштаба: сколько задач предстоит, как часто будут меняться сроки и нужно ли работать в команде. Давайте рассмотрим несколько вариантов и сравним их плюсы и минусы.

На бумаге

Создание диаграммы Ганта на бумаге или в блокноте — самый легкий способ визуализации задач. Подходит для планирования простых проектов.

Плюсы:

• мгновенное начало работы: не нужно устанавливать специальные программы, достаточно ручки и бумаги;
• наглядность: можно оперативно и схематично отобразить этапы проекта;
• подходит для мозгового штурма: можно рисовать и перерисовывать наброски.

Минусы:

• сложно масштабировать: при большом количестве задач создание диаграммы Ганта превращается в хаос;
• невозможно оперативно вносить изменения: каждый сдвиг сроков требует перерисовки;
• нет автоматизации: зависимости и даты придется устанавливать вручную.

В Excel или Google Таблицах

Есть два варианта: построить диаграмму Ганта с нуля или использовать готовые шаблоны. Если делать самому — создайте таблицу с задачами, сроками и продолжительностью, затем преобразуйте в диаграмму и отформатируйте.

Первый вариант более трудозатратный. Поэтому такой способ подходит, если нет возможности приобрести платную подписку на специальные инструменты.

Плюсы:

• гибкость: можно настроить таблицу под свои нужды;
• доступность: Excel есть почти у всех, Google Таблицы бесплатны, также сервисы работают на любом устройстве;
• автоматизация расчетов: с помощью формул можно автоматизировать вычисления данных, например, суммирование и расчет процентов.

Минусы:

• трудоемкость: нужно настраивать форматирование и обновлять информацию;
• нет наглядных зависимостей: нельзя установить связи между заданиями;
• ошибки в данных: легко запутаться в формулах и дедлайнах.

В сервисах для управления проектами

Платформы с полным набором инструментов для проектов. Здесь есть все необходимое: диаграммы Ганта, задачи, календари и другие функции. Такой вариант отлично подходит для команды и сложных задач, где важно держать все под контролем. Например, как в Аспро.Cloud.

Плюсы:

• автоматическое создание диаграммы Ганта: график собирается из задач и сроков, которые вносите в систему;
• гибкие связи между этапами: настраивайте зависимости, и система будет автоматически корректировать сроки при изменении этапа;
• командное планирование по Ганту: все видят изменения данных, можно назначать ответственных;
• все инструменты в одном окне: от задач и сроков до контроля бюджета;
• доступ для клиентов и подрядчиков: заинтересованные лица в курсе прогресса.

Минусы:

• не лучший выбор для личного планирования: системы такого уровня больше подходят для команд.
• платная подписка: полноценный доступ к графику и другим возможностям чаще всего входит в платные тарифы. Это разумно для команд и бизнеса, но может стать барьером для маленьких проектов без бюджета.

Как видите, различие инструментов в том, какие задачи пользователя они помогают решать. Если нужен удобный и автоматизированный вариант для команд, больше подойдут системы управления задачами. Чтобы было легче выбрать сервис, мы сделали подборку с сервисами. 

Читайте также: Диаграмма Ганта: где построить — подборка сервисов для планирования проектов

Далее рассмотрим один из сервисов — Аспро.Cloud.

Преимущества диаграммы Ганта в Аспро.Cloud

Аспро.Cloud — облачный сервис для управления задачами и проектами, которая помогает планировать работы, следить за дедлайнами, контролировать бюджет в одной программе. 

Плюсы диаграммы Ганта в Аспро.Cloud:

1. Храните данные проекта в одном сервисе. Не придется вести план в таблицах, а задачи не будут находиться в чатах или головах сотрудников. В Аспро.Cloud диаграмму Ганта можно построить на основе задач, сроков и ответственных. Поэтому информация всегда актуальна и доступна в одном месте.
2. Переходите от плана к задачам мгновенно. Не нужно спрашивать у коллег: «Сделали работу?». Просто нажмите на любую задачу на диаграмме и увидите статус, комментарии, файлы и другие данные.
3. Видите связи между задачами и точечнее выстраиваете работу. В отличие от статичных таблиц Excel, в Аспро.Cloud зависимости между заданиями отображаются наглядно. Вы видите, какие этапы связаны и как влияет задержка работы. Это помогает избежать «узких мест» и рационально распределять ресурсы.
4. Управляете сроки без головной боли. Если сдвигается дедлайн задачи — система самостоятельно скорректирует сроки зависимых работ и этапов. Не придется вручную пересчитывать десятки строк в таблицах или спрашивать у коллег «Мы успеваем?». Аспро.Cloud мгновенно обновит все данные на диаграмме.
5. Отслеживаете прогресс по вехам. Добавляете ключевые точки на диаграмме и отслеживаете их достижение. Это помогает вовремя видеть задержки и корректировать сроки.
6. Работаете с несколькими проектами. В одном рабочем пространстве видите все текущие проекты. Планирование по Ганту удобно, когда видишь общую загрузку команды.
7. Редактируете на лету. Перетаскиваете задачи по шкале времени мышкой и меняете ответственных в два клика. Если нужно уточнить детали, открываете карточку задачи прямо из диаграммы.

Бесплатно оцените возможности диаграммы Ганта в Аспро.Cloud

Постройте первую диаграмму в пробном периоде. Это бесплатно, привязывать карту не нужно.

Построить диаграмму Ганта

Виды диаграммы Ганта в Аспро.Cloud

В Аспро.Cloud несколько видов диаграммы Ганта:

• проектная диаграмма Ганта;
• диаграмма всех проектов;
• таймлайн с задачами.

Это позволяет каждому отделу выбрать нужный инструмент под свои цели: от детального планирования работ до управления загрузкой команды и стратегического управления всеми проектами. 

Менеджеры могут детально планировать этапы работы с диаграммой внутри проекта. HR и тимлиды — контролировать загрузку сотрудников с помощью таймлайна, а руководители — отслеживать выполнение задач в диаграмме по проектам.

Диаграмма Ганта проекта. Она отображает план работ на временной шкале — сроки, этапы, вехи и задачи со связями. Диаграмма Ганта подходит для планирования и отслеживания хода работ. Также можно демонстрировать заказчику, чтобы он был в курсе прогресса.

Диаграмма Ганта в модуле «Задачи», или по-другому таймлайн. Он помогает планировать работу и отслеживать нагрузку на команду. Вместо того чтобы спрашивать у каждого «Ты не перегружен?», вы одним взглядом видите, у кого есть «окна» в расписании на следующей неделе. Такие задачи возникают нечасто и не у всех, поэтому таймлайн используют еженедельно более половины пользователей системы.

Общая диаграмма Ганта. Его выбирают для верхнеуровневого планирования сроков, чтобы понять, можно ли взять еще проект. В нем часто используют группировку данных по менеджеру, чтобы быстро оценить загрузку. Такое составление диаграммы Ганта популярно у тех, кто ведет множество длительных проектов.

Как построить график Ганта в Аспро.Cloud: пошаговая инструкция

Перейдем к практике и построим диаграмму Ганта в Аспро.Cloud на примере проекта «Строительство частного дома HomeLand». Если хотите попробовать самостоятельно создать график, регистрируйтесь бесплатно в сервисе и читайте документацию. Чтобы подробнее узнать, как выглядит диаграмма Ганта в Аспро.Cloud, смотрите видео.

1. Создаем этапы

Первое, что необходимо сделать — разбить проект на этапы. Это крупные логические блоки, из которых состоит работа. 

Этапы помогают структурировать проект. У вас перед глазами общая картина по проекту. Вы легко отслеживаете прогресс, а команда и клиенты видят план без углубления в детали. Например, в строительстве этапами могут быть «Подготовительные работы» и «Строительные работы».

В Аспро.Cloud этап отображается отдельной строкой, что делает структуру наглядной и понятной. Потом к этапам можно привязывать задания, чтобы видеть полную картину и контролировать прогресс по проекту. Дополнительно можно добавить описание. Оно поможет синхронизировать работу команды и исключит недопонимание с заказчиком.

2. Добавляем задачи

Для этапов создаем список задач. Они помогут распределять обязанности и планировать работы, чтобы команда фокусировалась на важном.

Задачи будут отображаться в виде отрезков на временной шкале диаграммы. Например, для этапа «Подготовительные работы» можно добавить задачи «Подготовка участка» или «Закупка материалов для фундамента».

В карточке задачи можно указать цель, чеклист и сроки. Также можно добавить исполнителей, соисполнителей и наблюдателей. Это помогает распределить роли, обеспечить контроль и вовлечь участников в процесс. 

При необходимости можно указать приоритет: низкий, средний или высокий. Так, вы будете знать, что требует внимания в первую очередь. А если задача большая и ее нужно разбить, можно создать подзадачи. Они также будут отображаться на диаграмме.

3. Расставляем сроки

Без четких дедлайнов продуманный проект рискует затянуться или пойти не по плану. Конкретные даты начала и окончания работ помогают команде видеть диаграмму и контролировать риски.

На диаграмме Ганта Аспро.Cloud даты можно настраивать прямо на временной шкале. Задача отображается в виде полоски — ее можно растягивать или перемещать. Так вы измените длительность или перенесете дедлайн.

Пример. На закупку материалов для фундамента бригада планировала 2 дня, но из-за задержки поставки задача теперь займет 4 дня. Просто сдвигаем задачу на диаграмме.

4. Связываем задачи

К некоторым работам нельзя приступить до того, как не завершатся другие. Например, «Заливка фундамента» зависит от «Закупки материалов». Для этого между работами можно установить зависимости. Они помогают: 

1. Исключать простои. Команда не будет ждать, пока предыдущая задача не завершена.
2. Автоматизировать планирование. При переносе задачи зависимые двигаются автоматически.
3. Балансировать нагрузку на команду. Связи помогают распределять задачи без перегрузки сотрудников, а также исключить параллельное выполнение работы.
4. Определять критический путь. Автоматическое выделение ключевых задач позволяет сосредоточиться на этапах, которые напрямую влияют на сроки.
5. Предотвращать конфликты дедлайнов. Если сроки задачи сдвинутся, то автоматически поменяются даты зависимых заданий.

5. Добавляем вехи

Вехи — контрольные точки, например, «Проверка объекта» или «Подготовка отчетности». Они не имеют длительности, но помогают:

• Отмечать ключевые события, например, подписание актов или проверки.
• Контролировать прогресс: если веха не достигнута вовремя, — это сигнал о задержках.

При создании нужно указать название, описание и ответственного. Чтобы не тратить время на добавление новой вехи, можно в нее преобразовать готовую задачу.

6. Контролируем и корректируем

Диаграмма Ганта — гибкий инструмент, который можно масштабировать. Важно не только создать график, но и правильно его использовать. 

Главная рекомендация — регулярно обновляйте данные на диаграмме. Это обеспечит команду актуальной информацией о статусе проекта. В процессе, возможно, придется изменить диаграмму:

• добавить новые подзадачи;
• сменить ответственного;
• скорректировать сроки;
• внести доработки после согласования этапа;
• изменить конечные цели проекта.

Сложности при работе с диаграммой Ганта и как их избежать

Диаграмма Ганта — мощный, но в то же время громоздкий инструмент, так как отображает все задачи за весь период. Поэтому иногда возникают сложности с тем, как ориентироваться и эффективно решать задачи в таком большом количестве информации.

Используйте фильтры

Есть лайфхак, как сделать диаграмму Ганта дружелюбной — использовать фильтры. А лучше — сохраните фильтр для постоянного использования. Например, по дате начала задач, крайнему сроку и другим данным. 

Покажем на примере строительного проекта, как использовать фильтры:

По ответственным. Фильтровать задания по бригадам или прорабам. Например, просматривать только задания для электриков или отделочников.

По срокам. Отображать задачи с просроченными или ближайшими дедлайнами, например, на текущий месяц. Так вы увидите, где есть риски задержки.

Настройка «Отображать пустые секции» 

Вторая хитрость — отключить опцию отображения пустых секций. Тогда во время группировки по проекту или ответственному они не будут отображаться. Особенно это полезно при фильтрации или поиске задач. 

Советы, как пользоваться диаграммой Ганта в Аспро.Cloud

Чтобы эффективно отслеживать прогресс по проекту, советуем использовать:

1. Критический путь. Подсвечивает критически важные задачи, которые помогут закончить проект вовремя. Он автоматически рассчитывается от крайнего срока проекта и учитывает только связанные на диаграмме Ганта задачи.
2. Таймлайн. Чтобы отследить прогресс по проектам, советуем использовать таймлайн модуля «Задачи» с соответствующей группировкой.
3. Фильтры. Чтобы отобразить только важные данные, выберите вехи и используйте фильтрацию по типу задачи. Либо отфильтруйте задачи по статусу и крайнему сроку, чтобы оценить, где выбились из тайминга.
4. Группировка. Чтобы оценить загруженность по сотрудникам, используйте группировку по ответственным с фильтрацией по просроченности заданий, либо по статусу — в зависимости от текущего запроса.

Попробуйте построить диаграмму Ганта в Аспро.Cloud

Зарегистрируйтесь в сервисе и получите тестовый период на 14 дней. За это время вы сможете оценить все возможности инструмента и принять решение о покупке тарифа. 

Составить диаграмму Гант

Часто задаваемые вопросы

Для каких проектов подойдет диаграмма Ганта?

Подходит для разных проектов с поэтапным планом и сроками. Например, для строительства, IT-разработки, маркетинга или запуска продукта.

В чем главное преимущество инструмента?

Диаграмма Ганта отображает весь проект на временной шкале. На ней пользователь сразу видит зависимости задач и их даты. Это помогает четко организовать процесс и помнить о сроках.

Чем лучше обычного списка дел?

Обычный список просто перечисляет задачи, а диаграмма Ганта добавляет к ним сроки, последовательность и связи. Так проще понять проект в целом.

Для личных дел подойдет?

Технически — да, но чаще ее используют в командах. Особенно удобно, когда нужно согласовывать действия нескольких человек.

Какие ошибки часто делают новички?

Забывают вовремя вносить изменения или не указывают связи между задачами. В итоге диаграмма быстро теряет актуальность и превращается в ненужную формальность.

Кратко

Диаграмма Ганта — визуальный план проекта на временной шкале. Она помогает наглядно увидеть этапы, следить за сроками и управлять задачами команды. Создать диаграмму можно разными способами: от классического бумажного варианта и таблиц Excel до систем управления задачами, например, в Аспро.Cloud.

В Аспро.Cloud диаграмма Ганта встроена в модуль управления проектами. Все данные собраны в одном окне, задачи удобно связываются между собой, а сроки автоматически корректируются при изменении дат. Кроме того, в системе можно быстро вносить правки: просто перетаскивайте задачи и меняйте ответственных.

Какие бывают диаграммы Ганта в Аспро.Cloud:

• детальная проектная — для планирования каждого этапа;
• общая по всем проектам — для верхнеуровневого контроля;
• таймлайн — для отслеживания загрузки команды и распределения задач.

Чтобы построить диаграмму в Аспро.Cloud, нужно пройти несколько шагов:

1. Разделить работу на этапы.
2. Добавить задачи для каждого этапа.
3. Установить сроки.
4. Настроить связи между задачами.
5. Добавить контрольные точки и регулярно обновлять статусы задач.

Дополнительно для удобства работы система позволяет:

• отображать только актуальную информацию с помощью фильтров;
• видеть задачи, которые влияют на сроки, с помощью критического пути;
• оценивать загрузку по этапам или сотрудникам благодаря группировке;
• контролировать и распределять задачи команды в таймлайне. 

Аспро.Cloud

Подробнее