Современной строительной компании не обойтись без системы ведения проектов. Параллельно идет большое количество процессов. Один дом сдан и нужно подготовить акт, другой дошел до стадии закупки материалов и нужен аванс. Проекты по внутренней отделке ждут согласования заказчиков. И чем крупнее компания, тем больше поток проектов похож на бесконечность. А ведь еще поступают новые заявки от клиентов. Эти процессы идут одновременно и удержать все в голове или на бумаге попросту невозможно. Поэтому нужен мощный инструмент, который сохранит всю информацию, избавит от путаницы и поможет следить за финансами.
О компании
Компания «Спецкомплект» проводит строительную экспертизу, проектирует и возводит жилые и коммерческие здания. Также команда разрабатывает дизайн интерьеров и экстерьеров, благоустраивает территории и занимается внутренней отделкой. У компании есть офисы в 6 городах страны, включая Москву и Санкт-Петербург. Также специалисты работают на территории стран СНГ.
Очевидно, что такой крупной компании очень сложно работать без системы управления. «Спецкомплект» это хорошо понимает, поэтому перед началом нового строительного сезона руководство изучило рынок таких платформ. В итоге команда выбрала Аспро.Cloud — это CRM для управления проектами и финансами.
Александр Литневскийдиректор компании «Спецкомплект»Решения от 1С нам не подошли. Очень сложная система 2-го лицензирования и без внедрения не получается купить. В итоге ценник выходит гораздо выше заявленного. Также рассматривали Advanta, но лучше, чем Аспро.Cloud мы ничего не нашли.
Работа раньше
Во главе всей работы стоял Microsoft Excel. С его помощью велись проекты, расчет стоимости. Реестры договоров и писем также хранились в программе. Все поступления и расходы учитывали в таблицах.
С одной стороны впечатляет, что одна программа могла покрыть столько задач. Но с другой стороны все аспекты были не связаны между собой и легко терялись в потоке. Да и наглядно следить за состоянием проектов не получится. Некоторые вещи просто не получается занести в Excel-таблицу. Например, коммерческие предложения хранились только на почте и регулярно терялись.
Акты составлялись вручную, что отнимало время. Для выставления счетов компания использовала интернет-банки. Это совершенно другая платформа, куда нужно зайти и вручную внести все значения. Не слишком удобно и присутствует человеческий фактор.
Рабочий процесс в Аспро.Cloud
Переход в CRM-систему занял некоторое время, ведь необходимо подготовить платформу к работе. Делать такое «на лету» — не лучшая идея, так что подготовительный этап необходим. Но, как отмечает директор компании, это самое сложное в переходе на Аспро.Cloud.
Александр Литневскийдиректор компании «Спецкомплект»Самым сложным было первично наполнить базу договорами, контрагентами, подрядчиками. В целом все удобно. Заведение небольшого проекта заняло около одного или двух часов. При создании использовал задачи, этапы, чек листы. Все сущности, кроме вех и типовых задач.
На момент написания материала компания ведет 5 объектов в системе. Два из них уже прошли все стадии: от заключения договора до выставления акта о выполненных работах. Несмотря на переход на новую систему, оба объекта сдали в срок. Первый платеж компания получила уже через 7 дней после выставления счета.
Пока что каждый проект создается вручную, и этапы подбираются по-разному. Это объяснимо: для использования шаблонов нужно время. Только так получится создать оптимальные этапы для типовых проектов.
В ходе работы часто приходится обращаться к договорам и техническим заданиям. Раньше поиск документов по проекту занимал время, теперь эту информацию можно просто закрепить в карточке проекта. Также это позволяет избежать путаницы между редактируемыми и подписанными версиями договора.
Планы на Аспро.Cloud
В дальнейшем компания планирует наладить ведение сделок в CRM. Модуль очень понравился директору, ведь стало очень удобно отслеживать коммерческие предложения. В ближайшем будущем будет интегрирована почта. Коллтрекинг и телефония — по необходимости, пока такой задачи нет.
Банковские выписки планируют импортировать в систему вручную. А вот счета и акты будут создавать автоматически. В Аспро.Cloud это удобно, нужно лишь настроить шаблоны. Так счета и акты будут генерироваться автоматически из карточки проекта, заполнить нужно лишь несколько обязательных полей.
Для базы знаний пока не нашлось применения, но возможно, что такая потребность возникнет в будущем.
Мы активно развиваем нашу платформу, поэтому собираем обратную связь от клиентов. Только так мы сможем добавить функции и инструменты, которые нужны пользователям. Руководитель компании отмечает, что в будущем в Аспро.Cloud хотелось бы увидеть диаграмму Ганта и интеграцию с Яндекс.Диском. Весь архив проекта хранится там.
Александр Литневскийдиректор компании «Спецкомплект»Также ожидаем выхода клиентского портала. Тогда можно будет добавлять подрядчиков и клиентов к проектам. В реальном времени можно будет видеть, что происходит по задачам, на какой мы стадии и что требуется от клиента для выполнения работ.
Важно, чтобы настройки позволяли не показывать данные подрядчиков клиентам. Все видели нужную только им информацию. Плюс, хочется настроить автоматические уведомления о выполнении задач и стадии проекта в Telegram.
